Metadata, arkivnøkkel og integrasjoner

Effektiv gjenfinning forutsetter gjennomtenkte metadata. Hvis du har et parti med ballonger, kan det være naturlig å sortere disse etter farge og størrelse. Hvis du setter av tid til å tenke ut og etablere et velfundert ordningsprinsipp, vil det senere være en enkel sak å finne igjen den store, blå ballongen.

Metadata er bakgrunnsinformasjon. Innen arkivfaget viser dette til informasjonen som blir lagret sammen med, og i tillegg til, selve dokumentet. Gode metadata bidrar til presise søk og rasjonell gjenfinning i det daglige. Metadata bidrar også til å sette et dokument i riktig kontekst, som er vesentlig for å kunne tilfredsstille krav til proveniens, arkivkvalitet, tilgangsstyring og sikkerhet. Metadata er i tillegg essensiell informasjon ved arkiv- og ressursplanlegging, samt bevarings- og kassasjonsvurdering.

Simplicity is the ultimate sophistication
(Leonardo da Vinci)

En metadatastruktur må være finstemt og intuitiv. Det vil være fornuftig ressursbruk å etablere arbeidsgrupper som ser spesielt på metadata og integrasjoner når krav til elektroniske verktøy skal defineres. Det er viktig at løsningene for metadata er enkle, robuste og tilpasset arbeidsprosessene som skal understøttes.

Metadatastrukturen må vedlikeholdes. Hvis virksomheten omorganiserer uten å ta hensyn til dokumenthåndteringen, kan metadatastrukturen lett bli utdatert. Virksomheten bør derfor etablere planmessig ajourhold av metadata.

Typiske leveranser

  • Prosjektledelse og rådgivning.
  • Kartlegging av eksisterende metadatastruktur.
  • Hjelp til å etablere enkle og godt tilpassede løsninger for metadata.
  • Hjelp til utledning og revisjon av arkivnøkkel.
  • Hjelp til å sette opp rutiner for planmessig vedlikehold av metadata.
  • Hjelp til å sette opp løsninger for metadata i samsvar med lovgivning og arkivfaglige standarder.
  • Hjelp til å samordne og integrere metadata fra ulike fagsystem.
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: