Arkivplan

Et velutviklet kvalitets- og styringssystem på arkivområdet er viktig infrastruktur. En klok, ajourført arkivplan er et sentralt bidrag til effektiv dokumentforvaltning. Arkivplanen danner samtidig et godt underlag for styring, utvikling, kvalitetssikring og ressursplanlegging innen arkiv og dokumentbehandling.

Kapitlene i arkivplanen utgjør grunnlaget for virksomhetens dokumenthåndteringspolicy. Planens formål er å sørge for at arkivverdig dokumentasjon lagres, sikres, gjøres tilgjengelig, bevares og kasseres i henhold til lovverket, samt interne retningslinjer og egne kvalitetskrav.

Arkivplanen beskriver også ansvarsdeling og arbeidsrutiner på arkivområdet, samt presenterer en ajourført tilstandsrapport over fysisk og digital arkivbestand.

Arkivplanen er et levende dokument som krever jevnlig oppdatering og kvalitetskontroll, og særlig ved organisatoriske eller tekniske endringer. Ansvaret for ajourhold ligger vanligvis til arkivansvarlig, gjerne i tett samarbeid med IT-avdelingen og organisasjonen for øvrig.

Arkivskapere i offentlig sektor er pålagt å føre arkivplan etter arkivforskriften. Kravene til et velfundert kvalitetssystem for dokumenthåndtering er imidlertid like sentralt i privat sektor, for eksempel i bedrift- og organisasjonsarkiver.

EKOR har lang erfaring med utvikling og ajourhold av arkivplan i offentlig og privat sektor, og er godt kjent med både gevinster og mulige fallgruver som kan oppstå i arbeidet med arkivplan.

Typiske leveranser

  • Rådgivning og prosjektledelse.
  • Kartlegging og analyse av eksisterende arkivplan og andre kvalitetssystemer.
  • Bistå i utvikling eller ajourføring av arkivplanen, herunder hjelp til å sette opp prosjekt- og fremdriftsplaner.
  • Utarbeide skriftlig materiale til arkivplanarbeidet; alt fra diskusjonsutkast og skisser til ferdige arkivplaner.
  • Oppfølging, kvalitetssikring og evaluering.
  • Arrangere eller delta på møter, workshops, kurs mv.

EKOR har spisskompetanse på rådgivning og prosjektledelse innen informasjonsforvaltning i privat og offentlig sektor, og har inngående kjennskap til aktuelle IKT-løsninger.

Reklamer
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: