Arkivtilsyn, kaffe og kringle

av EKOR AS (4. oktober 2013)

Sammenliknet med andre tilsynsordninger er arkivtilsynet mest kaffe og kringle. Dagens arkivtilsyn bidrar i liten grad til å sikre elektronisk arkivkvalitet, bevisverdi og autentisitet. Det kan være klokt å lete etter gode løsninger utenfor boksen, for eksempel i Finland.

Arkivtilsynets vekst og fall
Det norske arkivtilsynet har lange tradisjoner, men det var først på 1960-tallet at Arkivverkets tilsyns- og veiledningsplikt overfor arkivskapere i offentlig sektor ble utvidet og tydeliggjort. Riksrevisjonens rapport fra 2010, som blant annet tok for seg elektronisk arkivdanning i kommunal sektor, avdekket imidlertid en alvorlig svikt i Arkivverkets utførelse av lovpålagte tilsynsoppgaver. Siden den gang har mange arkivfaglige diskusjoner handlet om hvilke praktiske og juridiske løsninger som best vil bidra til en arkivtilsynsordning med tilstrekkelig kvalitet. Hva er status for de statlige arkivtilsynsoppgavene i dag?

I løpet av 2010 besluttet Riksarkivaren at tilsynsordningen skulle forbedres. Det ble blant annet besluttet at Arkivverket årlig skulle sende ut et spørreskjema med egenerklæring om arkivsituasjonen til kommunene. Riksarkivaren besluttet samtidig å holde Kulturdepartementet nærmere orientert om tilsynsaktiviteten utover den overordnede, kvantitative rapporteringen som allerede var etablert. Etter at arkivtilsynet hadde vært på sparebluss frem til 2009 har antallet tilsynsbesøk i offentlig sektor økt betraktelig de siste årene, og Riksarkivaren har i flere sammenhenger nevnt behovet å sikre arkivfunksjonen i alle ledd. Føres det tilstrekkelig kontroll med den elektroniske arkivkvaliteten ved stedlig arkivtilsyn i dag?

Tilsynet kommer!
Et stedlig arkivtilsyn i offentlig sektor blir varslet i god tid, gjerne to måneder før møtene skal finne sted. I forkant av tilsynet blir arkivskaperne bedt om å gjøre skriftlig materiale, herunder lovpålagt arkivplan og restanselister, tilgjengelig for inspektørene. I etterkant av selve tilsynet blir det utarbeidet en kortfattet tilsynsrapport, som gjerne er basert på standardformuleringer fra eldre rapporter. Arkivverket utarbeider i første omgang en foreløpig rapport som blir sendt til arkivskaperne for kommentar. Når tilbakemeldinger fra arkivskaperen foreligger utarbeides den endelige tilsynsrapporten, samt et følgebrev med listen over forbedringspunktene som tilsynet avdekket. Med romslige frister for tilsvar, behandling, postgang mv. kan prosessene knyttet til et stedlig tilsyn ta et halvt år. Dagens tilsynsordning kjennetegnes av tidsbruk, fravær av overraskelsesmoment, manglende sanksjonsmakt og, uheldigvis, et fokus på den fysiske arkivbestanden.

Tilsynet for elektronisk bevisverdi og autentisitet
I faglitteraturen blir Arkivverkets tilsynsmyndighet vanligvis knyttet til ritualer for bevaring og avlevering av fysisk arkivbestand, herunder rutiner for temperaturmåling i depotet. Ulike initiativer fra Riksarkivaren de siste årene, for eksempel SAMDOK, vitner om en ny vilje til kvalitetskontroll med digital arkivdanning. Smitter dette arbeidet over på interessen for elektronisk bevisverdi og autentisitet ved tilsynsbesøk i dag?

En gjennomgang av tilsynsrapportene vi har gjort viser at de ofte vektlegger enkle, kvantitative spor på bekostning av et mer tidkrevende, kvalitativt fokus. Det kan se ut til at tilsynet konsentrerer seg om depot- og uttrekksproblematikk eller å telle journaloppføringer og arkivarer per ansatt fremfor å foreta kvalitative analyser av for eksempel arkivansvar, kompetanse, sporbarhet i fagsystemer, metadata, rammevilkår for arkivdrift, personvernarbeid, rettssikkerhetsinteresser, autentisitetskrav og bevisverdi. Vår gjennomgang av tilsynsrapportene vitner om at rammevilkårene for stedlig tilsyn fremstår som uforløste, eksempelvis nevner bare én tilsynsrapport fra 2012 brukerkompetanse som en kritisk suksessfaktor for elektronisk arkivdrift. Brorparten av rapportene fra de siste årene problematiserer nesten ikke elektronisk arkivkvalitet overhodet.

Årsak og virkning
Et tilnærmet fravær av sanksjonsmakt dersom brudd på arkivlovgivningen blir oppdaget ved tilsynsbesøk fremstår som problematisk, og beklageligvis gjør mangelen på konsekvens at tilsynsinstituttet lett assosieres med kaffe og kringle. Hvis eneste konsekvens etter uhjemlet kassasjon og andre lovbrudd er et lite “fy”, er tilsynsordningen uhensiktsmessig. En slunken verktøykasse bidrar også til lavere kvalitet i arkivdanningen.


Illustrasjonsfoto: Kaffe og kringle.

Det er her interessant å se til ulike løsninger som er satt opp for autentisitetssikring av dokumentproduksjon i privat sektor, for eksempel i oljebransjen. Siden konsekvensene av feil i dokumenthåndteringen er så store, kan oljeselskapene heller ikke akseptere uryddig og ujevn arkivkvalitet. Finansforetak kan på sin side ikke tillate svakheter i dokumenthåndteringen på grunn av sanksjonene som ligger i innsidelovgivningen. Tesen er at dersom en bransje stiller absolutte, rasjonelle krav til arkivkvalitet er høy arkivkvalitet enklere å oppnå.

Uheldige omstendigheter
Vår gjennomgang av tilsynsrapportene indikerer at Arkivverket har fysisk bevaring som sin primærinteresse i møte med arkivskaperne. Flere arkivtilsyn de siste årene har til og med blitt gjennomført uten at elektronisk dokumentfangst og bevaring har vært en del av tilsynet. Det er heller ingenting som tyder på at arkivfaglige krav til elektronisk bevisverdi og autentisitet i arkivdanningen spiller en særlig stor rolle i forbindelse med tilsynsbesøk i dag. En serie av uheldige omstendigheter gjør at samtidshistorien står i fare for å gå tapt.

Arkivbrannslukking
Riksarkivar Ivar Fonnes spurte i sitt foredrag til kommunale arkivinstitusjoner 12. september 2013 om fremtidens reviderte arkivlov bør ha større fokus på arkivdanning, rettsikkerhet og offentlighet enn dagens lovtekst. Det er fristende å spørre Riksarkivaren hvorfor det åpenbare ikke blir formulert i imperativsform. Fremover bør fokuset på arkivdanning, rettssikkerhet, offentlighet og kvalitet prioriteres ved arkivtilsyn.

I sitt foredrag 12. september nevnte Riksarkivaren også forslaget om en juridisk totalrevisjon av løsninger, ansvarsforhold og bestemmelser som skal bidra til å sikre digital dokumentbestand. Fonnes sa imidlertid mindre om hvem, hvorfor og hvordan på digitalområdet fremover. Siden Riksrevisjonens rapport ble lagt frem høsten 2010 har frykten for en offentlig digitalarkivmassakre vært allment kjent, og mange filservere synger siste på vers. Har vi tid til å vente på utredninger, eller bør vi trykke på alarmknappen allerede i dag?

Utsyn og tilsyn
For en dypere forståelse kan det være fristende å se nærmere på hvordan tilsynsordningene er lagt opp i andre bransjer. Mest iøynefallende er kanskje de høyst ulike sanksjonsmidlene tilsynsorganene rår over. På personvernområdet har Datatilsynet for eksempel mulighet til å ilegge bøter eller å tilbakekalle konsesjonen til føring av personregister dersom alvorlige avvik blir oppdaget ved tilsyn. I næringsmiddelindustrien har Mattilsynet myndighet til å begjære at en restaurant blir midlertidig stengt dersom tilsynet viser at hygienen ikke strekker til. Hvilken effekt kan bestemmelser om bøter, rettighetstap eller stenging ha på arkivområdet?


Illustrasjonsfoto: Stengte dører.

Det er også interessant å se på hvordan arkivtilsynet er satt opp utenfor Norge. I Finland er tilsynsordningen lagt opp som en åpen veilednings- og rådgivningssituasjon, og arkivskaperne kan selv be om tilsyn dersom de møter problemer knyttet til egen dokumenthåndtering. I forlengelsen av tilsynsbesøket tilbyr det finske Arkivverket også arkivfaglige konsulenttjenester mot betaling. Tilsynsordningen i Finland har de siste årene skjerpet interessen for spørsmål knyttet til datasystemer, sikkerhet og elektronisk funksjonalitet. De finske løsningene med lavterskeltilbud, veiledning og elektronisk fokus ved tilsyn virker fornuftige.

Konklusjon
Dagens tilsynsordning bidrar i liten grad til elektronisk arkivkvalitet, bevisverdi og autentisitet. I forbindelse med revisjon av arkivlovgivningen bør man utlede tydelige føringer for hva som er lovgivers intensjon med arkivtilsynet, samt indikere hvilke krav som skal stilles til tilsynets organisering, omfang og frekvens. For å sikre tilstrekkelig kvalitet i elektronisk arkivdanning bør man også se nærmere på organisering av arkivtilsyn i andre land, tilsynsordninger i andre bransjer og å tillate impulser fra dokumenthåndtering i privat sektor.

Dagligarkivene i Norge har blitt pålagt krevende oppgaver som de utfører etter beste evne, men ofte har de verken ressurser til daglig drift eller planlegging. At dagligarkivene har nok ressurser er et viktig bidrag til god arkivdanning. På et overordnet plan er arbeidet med å revidere lovverket, SAMDOK og andre spirer til åpen dialog om arkivdanning en fin tendens. For å sikre vår tids historie er det viktig at tiden brukes godt.

Kontakt: post(a)ekor.no

En PDF-versjon av teksten kan lastes ned her.

Kilder

arkheion.no
arkisto.fi
arkivrad.no
arkivverket.no
datatilsynet.no
mattilsynet.no
riksrevisjonen.no
samdok.com

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, Bevisverdi og autentisitet
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: