Tilbake til fremtiden – Bevisverdi og autentisitet i elektronisk arkivdanning

av EKOR AS (2. september 2013)

Kampen om det elektroniske dokumentets troverdighet begynner lenge før dokumentet er opprettet, og det er i arkivdanningen at slaget står. For autentisitetssikring i arkivdepot er nytteløst dersom arkivkvaliteten kan trekkes i tvil ved avlevering. Blir kravene til bevisverdi og autentisitet tilstrekkelig ivaretatt i dagens arkivdanning?

I denne artikkelen vil vi kort diskutere arkivfaglig autentisitet, trusler mot arkivkvaliteten, dokumentenes faktiske opprinnelse og, til slutt, hvordan autentisitetskravet håndheves og videreutvikles i andre fagmiljøer.

Hva er bevisverdi og arkivfaglig autentisitet?
Begrepet autentisitet stammer fra gresk authentikós, “ekte”, og viser til objektenes opprinnelse. Et autentisk objekt ledsages av særskilte karakteristika, for eksempel metadata, som gjør det mulig å sjekke objektets opprinnelse og dets videre eksistens. Er objektet hva det utgir seg for å være, og vil det holde i retten?

Fysiske autentisitetsanalyser vil ofte ta utgangspunkt i objektets form, for eksempel en vurdering av om papirarket i fjernarkivet er det faktiske originaldokumentet. Et arkivdokuments ekthet avhenger imidlertid også av innholdet, det vil si om teksten på papiret har vært uforandret siden dets opprinnelse. Signaturer, vannmerker og segl i tilknytning til teksten er tegn på at opphavspersonen til et fysisk dokument har forsøkt å verifisere dokumentets innhold da det ble ferdigstilt. Bevisverdien er et samspill mellom form og innhold.

Alt virker så enkelt med elektronisk dokumenthåndtering, noe som dessverre også gjelder brukeres mulighet til å redigere eller manipulere dokumenter før de fanges til museumsbruk. I 1995 mente arkivteoretikeren Luciana Duranti endog at elektroniske arkivsystemer hadde bidratt til den mest sleivete arkivdanningen i arkivenes historie. Vår erfaring tilsier at det selv i dag kan være gode grunner til å gi beskyttelsen av de elektroniske dokumentenes bevisverdi og autentisitet i arkivdanningsfasen høy prioritet.

Hvorfor er autentisiteten så viktig?
Autentisitetskravet handler primært om å opprettholde dokumentets juridiske og kulturelle bevisverdi. Selve arkivdanningen oppstår som regel fordi en virksomhet ønsker å dokumentere egne aktiviteter, og dagen i dag er virksomhetenes primærfokus. Arkivskapere i offentlig sektor har plikt til å sørge for at enkeltindividet og ulike samfunnsgruppers rettigheter blir dokumentert, samt å dokumentere at beslutninger blir fattet på riktig grunnlag. Alle arkivskapere har også en kulturell forpliktelse til å bevare arkivene sine.

Arkivets senere verdi avhenger av hvorvidt samlingen er autentisk, pålitelig og komplett. Arkivseriene skal kunne settes i kontekst, og vi må kunne identifisere deres forhistorie. Vi trenger å være sikre på at innhold og metadata ikke er endret etter at dokumentet ble arkivert. Selve arkiveringsritualet er imidlertid bare et kontrollpunkt F i en syklus fra A til Å. I hvilken grad har vi i dag mulighet til å etterprøve tilgangsstyring og innholdsmessige endringer i dokumentets tidligfase fra punkt A til F?


Illustrasjon: Dokumentets livssyklus.

Riksarkivar Ivar Fonnes bemerket i sitt foredrag på CITRA-konferansen i 2010 at arkivarene må bidra til å redusere risikoen for at digitale arkiver blir betraktet som uekte, upålitelige og ufullstendige. Arbeidet med å sikre bevisverdi og autentisitet ved elektronisk arkivdanning krever imidlertid dugnadsinnsats fra mange hold, for eksempel blant arkivbrukere, tekniske leverandører, ledere, byråkrater og politikere. Det er faktisk de elektroniske arkivenes troverdighet og, dermed, deres evne til å dokumentere vår tid som står på spill!

Hva truer autentisitetskravet i elektronisk arkivdanning?
Vi mener overgangen fra fysisk til elektronisk arkivdrift markerte et farvel til tradisjonell arkivforvaltning, en filosofi der arkivkvaliteten ble direkte knyttet til saksmappene. I den gamle verden var tomme skrivebord et tegn på at jobben var gjort. Innen elektronisk arkiv kan det derimot være vanskeligere å etterprøve hva som faktisk har blitt utført. Har vi gitt fra oss kontrollen over arkivene våre?

Vi har sett at digital dokumentproduksjon ofte foregår utenom godkjente løsninger for dokumenthåndtering, og da gjerne i fagsystemer som ikke egner seg særlig godt til arkivfaglig dokumentfangst. Dokumenter med uklart opphav og mangelfull sporbarhet er en trussel mot arkivenes troverdighet. Burde ikke de elektroniske dokumentene i større grad produseres innenfor én arkivfaglig godkjent, sektoruavhengig dokumentløsning?

Vi tror truslene mot dokumentenes autentisitet også skyldes uheldige grensedragninger i ansvaret mellom arkiv og IKT, og mener virksomhetene bør ta arkivfaglige hensyn når alle former for elektronisk arkitektur skal utvikles. Kanskje også utfordringene knyttet til bevisverdi og elektronisk autentisitet vil løses enklere dersom virksomhetene gir økt oppmerksomhet til helheten på IKT-området?

Vi mener svakheter i rettighetsstrukturene er en trussel mot autentisiteten. Mange tekniske løsninger er satt opp slik at brukerne gis fullmakt til å foreta uautoriserte endringer. Det er uheldig dersom bestillere og leverandører av elektroniske arkiv- og dokumenthåndteringssystemer tar sjansen på å ofre arkivfaglige krav mot kortvarig bekvemmelighet. For er ikke konsekvensen at historiene fra vår tid står i fare for å gå tapt?


Illustrasjon: Dokumentbegrepet.

I offentlig sektor har vi sett eksempler på anonymisering, pynting og ufarliggjøring av enkelte journalposter før de legges ut i offentlig postjournal. Bevisst triksing med metadata er både lovstridig og etisk betenkelig, og det kan ha negative konsekvenser for innbyggernes rettssikkerhet. Hvorfor må sannheten pyntes på?

Vi har i tillegg sett elektroniske arkiver der dokumentene oppstår, produseres og arkiveres med manglende, misvisende og tvilsomme metadata. Erfaringsmessig er årsakene ofte mangelfull opplæring kombinert med lite gjennomtenkte metadataløsninger. Hva må til for øke arkivkvaliteten?

Arkivteoretikeren Theodore R. Schellenberg mente at arkivarene skulle være sannhetens voktere, men hvem er ansvarlig for å håndheve arkivfagets idealer i en tid hvor andre grupper tar stadig større ansvar for daglig, elektronisk dokumentproduksjon? Svaret synes å være økt fokus på opplæring og oppfølging. Har ledere og arkivbrukerne tilstrekkelig forståelse av hensikten med arkiv og dokumentbehandling på kort og lang sikt?

Når oppstår arkivdokumentet?
En viktig funksjon i arbeidet med å sikre bevisverdi og autentisitet er å klargjøre hvilken kontroll dokumentene skal underlegges gjennom ulike etapper i arkivdanningen. Sentralt i vurderingen er å fastslå hva som skiller arkivdokumentet fra andre dokumenter, samt å avklare overgangen mellom dokument- og arkivdokumenttilstanden. Er det bare arkivdokumentet som har krav på arkivfaglig interesse og beskyttelse?

Norsk arkivlovgivning definerer dokumentet som en logisk, formatuavhengig informasjonsmengde, men inneholder ingen juridisk definisjon av hva et arkivdokument er. Arkivverkets definisjon er imidlertid at arkivdokumentet mottas og produseres som ledd i en virksomhet uten å bli gjenstand for arkivbegrensning. I følge dette oppstår altså skillet mellom dokumenter og arkivdokumenter i arkivbegrensningen. Er dette et fornuftig tidsskille i elektronisk dokumentproduksjon, og hvilke kvalitetskriterier legges egentlig til grunn?

Som en kontrast kan det være interessant å jamføre det norske arkivdokumentet med engelskspråklige “records”.  I følge definisjonen til arkivteoretikeren Charles M. Dollar er “records” først og fremst objekter som anerkjennes og aksepteres som bevis i juridiske sirkler. Bevisbegrepet leder tankene mot behovet for forutsigbarhet, sporbarhet og sikkerhet. At dokumentets rolle som juridisk bevis starter allerede før første bokstav har blitt skrevet. Hvor mye vet vi egentlig om tidligfasen innen elektronisk dokumentproduksjon i dag, og på hvilken måte påvirker vår lykkelige uvitenhet dokumentenes bevisverdi senere?

Hvordan håndheves autentisitetskravet blant andre yrkesgrupper?
Arkivmiljøet er langt fra alene om den faglige interessen for troverdighet- og autentisitetsspørsmål. I første omgang trenger vi ikke å bevege oss lenger enn til faste brukere av offentlig postjournal og arkivlesesaler for å finne likesinnede.

Journalister vil ofte være de første til å påpeke unøyaktigheter og mangler i postjournalene, og bidrar således indirekte til kvalitetsarbeidet i dagligarkiv underlagt offentlighetsloven. Journalistene deler for øvrig en interesse for såkalt kildekritikk med historikerne. Kildekritikk handler i første rekke om evnen til å vurdere ulike kilders troverdighet med et kritisk blikk. For historikerne har arkivmaterialets troverdighet som forskningsobjekt sentral betydning. Oppfatter journalister og historikere elektroniske arkivdokumenter som troverdige kilder, og hvordan har kildekritikken blitt påvirket av overgangen til elektroniske arkiv? Og, i forlengelsen av dette, vil fremtidens slektsforskere ha tillit til kirkebøker som ble ført digitalt i stedet for med fjærpenn?

Det kan også være nyttig å se til yrkesgrupper som arbeider med objektsikring, for eksempel på museer og gallerier. Kvaliteten på en museumssamling vil avhenge av hvor godt objektenes historie kan dokumenteres, og i kunstens verden vil unntaksvis også forfalskninger verdsettes høyt. Objektenes økonomiske eller kulturelle verdi påvirkes særlig av hvorvidt deres opphav lar seg etterprøve. Et annet ekspertmiljø innen objektsikring finner vi i politietaten, som i årtier har lagt vekt på utvikling av metoder for innsamling og forvaltning av elektroniske objekter som bevis.  Hva kan arkivarene lære av konservatorer, åstedsgranskere og andre yrkesutøvere som har daglig fokus på autentisitetskravet?

Dessuten ville det vært spennende å drøfte elektronisk autentisitet og arkivfaglig bevisverdi med gode krefter i det juridiske miljøet. Har elektroniske arkivdokumenter fra offentlig og privat sektor tilstrekkelig kvalitet som juridiske bevis per i dag, og hva bør eventuelt gjøres for å styrke dokumentenes troverdighet? Kanskje dette også har en etisk side?

Konklusjon
Til tross for at vurdering av arkivkvalitet er en arkivfaglig klassiker, mener vi tiden er moden for økt fokus og debatt rundt bevisverdi og autentisitet ved elektronisk arkivdanning. Vi tror bevissthet om arkivkvalitet vil være et effektivt bidrag i kampen for å sikre de elektroniske dokumentenes nytteverdi i fremtiden. Vi mener alle aktører innen elektronisk arkiv og dokumentbehandling individuelt og i fellesskap bør bidra til å legge til rette for at kravene til autentisitet og sporbarhet blir tilstrekkelig ivaretatt i arkivdanningen.

I tiden fremover kommer vi til å publisere en serie med korte artikler som drøfter bevisverdi og autentisitet fra ulike perspektiver, blant annet gjennom dialog med fagmiljøer som deler vår interesse for opphav og ekthet. Vi vil også diskutere arkivfaglige, tekniske, juridiske, kulturelle, etiske, organisatoriske og praktiske aspekter ved kravene til bevisverdi og autentisitet i dokumentenes aktive fase.

Bli med på en arkivfaglig temareise. Tilbake til fremtiden!

Kontakt: post(a)ekor.no

En PDF-versjon av teksten kan lastes ned her.

Kilder
Dollar, C.M. (1999). Authentic Electronic Records: Long-Term Access Strategies. Chicago: Cohasset Associates.
Duranti, L. (1995). Reliability and Authenticity: The Concepts and Their Implications. Archivaria (39), 5-10.
Hänström, K. (2007). Autenticitet i en digital värld: Långsiktsbevarande av allmänna handlingar. Human IT (9:1), 67-109.
Stapleton, R. (1983). Jenkinson and Schellenberg: A Comparison. Archivaria (17), 75-85.

arkivverket.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, Bevisverdi og autentisitet
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: