Elektronisk arkivdanning og arkivarens små knep

av EKOR AS (1. august 2013)

Elektronisk arkivdanning i privat sektor kan være en krevende øvelse. Siden verken lovverket eller offentligheten viser nevneverdig interesse for muligheter og utfordringer knyttet til privat arkivdanning, blir arkivdrift utenom arkivforskriften primært et spørsmål om bedriftskultur. Om bedriften har kultur for orden i papirene. Selv om bedriften ikke nødvendigvis har en utpreget ordenssans, vil næringslivets generelle krav til effektivitet ofte tvinge frem noenlunde smidige løsninger for elektronisk dokumenthåndtering likevel.

Sin egen arkivleder
Ettersom filosofien bak elektronisk arkivdanning ikke alltid er like tydelig i privat sektor, hender det at de ansatte selv må tenke ut hvordan dokumenthåndteringssystemet kan bidra til å gjøre arbeidshverdagen enklere. Alle blir sin egen arkivleder. Akkurat som Hamlet vil tolkes ulikt av skuespillere, kan også arkivlederrollen utøves forskjellig. Noen medarbeidere vil kanskje foretrekke en rolletolkning basert på papir og permer, mens andre spiller på hybridarkivløsninger.  I 2013 utøver mange tapre medarbeidere rollen fullelektronisk. Det viktigste er selvsagt at jobben blir gjort.

Repetitiv, grå og kjedelig
Som regel vil en kreativ, progressiv og fargerik stab bidra til førsteklasses løsning av arbeidsoppgavene, men kreativitet er ikke alltid en like god egenskap når det kommer til dagligrutiner for lagring og gjenfinning. De anbefalte rutinene for effektiv dokumenthåndtering vil vanligvis være repetitive, grå og kjedelige, dessverre. Brukernes evne til pertentlighet og regelstyrte gjentagelser i lagringsøyeblikket er nemlig et uvurderlig bidrag til effektiv gjenfinning og korrekt arkivforvaltning senere. Medarbeiderne må få lov til å være seg selv, men i forhold til dokumenthåndteringen bør de gå i takt. Er dette hensyn som kan kombineres?

«Det er likegyldig om katten er svart eller hvit så lenge den fanger mus.»
– Deng Xiaoping

Hjelp til selvhjelp
Det finnes heldigvis knep som kan forvandle selv den mest distré medarbeideren til en god og forutsigbar dokumentlagringsutøver. Bruk av gulrot fungerer som regel best i det lange løp, og i arkivverdenen kan gulrot være så mangt. Mye handler imidlertid om at medarbeideren skal forstå hvor mye tid man sparer på senere gjenfinning dersom det ikke slurves i forbindelse med lagring. Hjelp til selvhjelp, som det heter. Det er også viktig å vise respekt for den enkeltes arbeidshverdag. Arkivaren ser gjerne på dokumenthåndtering som selve målet, men i bedriften for øvrig er dokumenthåndteringen vanligvis bare et middel. I beste fall et nødvendig onde. Det viktigste for arkivaren blir derfor å sannsynliggjøre hvor lett god dokumenthåndtering faktisk kan være, og gjerne med et smil om munnen.

Samspill over flere oktaver
Hovedpoenget med elektronisk dagligarkiv er å sørge for at korrekte metadata blir knyttet til dokumentene som blir lagret, og for å oppnå dette bør arkivaren arbeide for samspill over flere oktaver. Filmregissøren Alfred Hitchcock ble i sin tid sitert på at skuespillere var som kveg. Hitchcock selv mente imidlertid at han hadde blitt feilsitert, siden det han egentlig hadde sagt var at skuespillerne hans fortjente å bli behandlet som kveg. Våre kolleger er absolutt ikke en kvegflokk, og de skal ikke behandles slik heller. I mange bedrifter verdsettes derimot fremragende medarbeidere og prestasjoner, så det kan være lurt å appellere til konkurranseinstinktet for å sikre godt samspill innen dokumenthåndteringen. Hvilken medarbeider er månedens beste dokumentlagringsutøver, og hvem kommer først til dokumentnummer 100’000?

Færre kopier
Det kan dessverre se ut til at det papirløse samfunn har gitt opp kampen mot den mektige og miljøfiendtlige multifunksjonsmaskinlobbyen. Selv om arkivaren effektivt sørger for å sette fysiske dokumenter ut av spill ved postmottak, kommer mange likevel til å skrive ut fysiske arbeidskopier av PDF-filen senere. Selv om alt man trenger å vite finnes i PDF-format noen klikk unna, foretrekker mange likevel å plassere papirkopier i en perm. I en verden der mange sverger til nettbrett finnes det få praktiske argumenter for å skrive ut papirkopier av det som allerede er lagret digitalt.  Hvis man klarer å få kollegiet til å bli mindre interessert i fysiske dokumenter, vil en hyggelig bieffekt være at brukerne blir mer opptatt av elektronisk arkivkvalitet. Det vil derfor være i arkivarens interesse å stå opp mot daglig utskriftsbonanza i seksjonene.

Stempling
Dersom bedriften fortsatt tillater at eksterne kunder og samarbeidspartnere sender inn dokumentasjon både fysisk og digitalt, er det sannsynlig at noen vil sende inn dokumentasjonen både per post og via e-post. Hvis brev og e-post i tillegg behandles av forskjellige medarbeidere, vil det raskt oppstå uklarhet om hvilken kopi som er originalen. Denne type misforståelse vil det ofte ta uforholdsmessig lang tid å komme til bunns i. Arkivaren bør på lang sikt arbeide for å redusere bedriftens mottakskanaler til et digitalt minimum. På kort sikt er likevel det viktigste å sette opp løsninger som gjør det enkelt for alle parter å skille kopi fra original. En god begynnelse kan være å kjøpe inn et par stempler.


Illustrasjon: Kopistempel.

Hurtigguide
Mange medarbeidere har arbeidsoppgaver som sjelden utfordrer den opprinnelige orden på arkivsiden. Noen vil i praksis bare lagre 2-3 dokumenttyper, der den største forskjellen mellom dem er navn, nummer eller dato. Hvis arbeidsoppgavene krever et metadataspenn med bare 2-3 reelle variasjoner, kan medarbeideren like gjerne ha en kopi av de aktuelle registreringsbildene foran seg som et hjelpemiddel. En annen mulighet er å gi brukerne en kopi av registreringsbildet som skal følges hver gang en ny arbeidsrutine skal innføres. En tredje variant er å gi brukerne ulike skjermbilder som kan være til hjelp ved unntakstilfeller. Hensikten med hurtigguidene er at brukerne skal føle seg komfortable i møte med dokumenthåndteringssystemet, og at metadataene de legger inn er riktige.

Ditt ansvar, mitt ansvar
I forbindelse med dokumenthåndtering oppstår det lett diskusjoner om ansvar, og særlig ansvarsdelingen mellom fagmiljøene og arkivaren. For hvem er det sitt ansvar at brevet blir skannet og registrert, og hvem tar egentlig ansvar for at alle e-postene blir lagret? Arkivaren har naturligvis ansvar for mye, men ikke alt. For eksempel er det fornuftig at dokumenteieren selv tar ansvar for å ferdigstille egne saker og enkeltdokumenter, eventuelt i samråd med nærmeste leder. For å sikre høyest mulig kvalitet innen elektronisk dokumenthåndtering bør ansvaret for ulike oppgaver være godt definert. Og hvis alle er sitt ansvar bevisst vil det meste gå på skinner.

Restanser
En god måte å minne brukerne om ansvaret kan være å sende dem påminnelser om deres egne åpne poster i dokumenthåndteringssystemet med ujevne mellomrom. I de fleste systemer er det heldigvis enkelt å ta ut restanselister i PDF-format, og vanligvis vil slike påminnelser ha en positiv, bevisstgjørende effekt. Det som eventuelt måtte dukke opp av spørsmål, vel- og motvilje fra organisasjonen vil bidra til ytterligere bevisstgjøring om dokumenthåndteringen. Dessuten får alle en gyllen anledning til å komme à jour, i alle fall nesten.

Oppsøkende virksomhet
Dokumenthåndtering er bare unntaksvis en kjerneoppgave i privat sektor, og arkivarene er som regel i klart mindretall i møte med andre profesjoner. Det er derfor desto viktigere at arkivaren ruver i kontorlandskapet, og dette krever oppsøkende virksomhet. Arkivaren bør så langt det lar seg gjøre ha jevnlig kontakt med alle ansatte og fagmiljøer, for eksempel i forbindelse med opplæring, oppfriskning, teknisk støtte, prosjektarbeid eller ved påminnelser om restanser. God dialog er alltid bra, og selv en kort prat om dokumenthåndtering kan gi bærekraftig gevinst. Det er viktig at arkivaren tar seg en liten tur ut i gangene av og til, gjerne allerede i dag.

Ta gjerne kontakt dersom du ønsker å slå av en prat om noen av disse problemstillingene.

Kontakt: post(a)ekor.no

En PDF-versjon av teksten kan lastes ned her.

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivarrollen og organisering, Arkivfaglige tema
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: