Arkivmeldingen – ny giv for norske arkiv?

av EKOR AS (først publisert i Arkivråd nr. 2 2013)

Den nye arkivmeldingen ble vedtatt av Stortinget 4. april 2013, men hva betyr vedtaket i praksis? Og hva er veien videre for norsk arkivdrift? Dette var tema for frokostmøtet i region øst fredag 7. juni, der saksordfører for arkivmeldingen, Olemic Thommesen (H), var invitert for å oppsummere Stortingets behandling.

Storpolitikk
Regjeringens arkivmelding ble vedtatt av Stortinget uten vesentlig debatt. Det er kanskje ikke overraskende at stortingsrepresentantene sjelden har kapasitet til å problematisere arkivfaglige spørsmål, kommenterte Olemic Thommesen til frokostmøtet. Dette kan også forklare komiteens effektive og relativt udramatiske behandling av arkivmeldingen, la han til. I følge Thommesen må diskusjonene i Stortinget alltid tolkes i lys av den gjeldende maktbalansen, og det faktum at arkivfeltet nok i liten grad er et objekt for storpolitikk. Interessen for arkivfaget på Stortinget er som regel begrenset til en snever krets. Men dette er samtidig en krets som godt kan få langt større innflytelse på et senere tidspunkt, mente Thommesen. Han oppfordret derfor arkivrådet til å fortsette påvirkningsarbeidet, for eksempel ved å gjøre sine synspunkter synlige i valgkampen.

Arkivdanningsmiljøet bør knytte påvirkningsarbeidet tett opptil forvaltningsprosessene og gjennom dette synliggjøre arkivfaglige behov og vurderinger, anbefalte Thommesen forsamlingen. I det elektroniske paradigmet er arkivfaglig kompetanse viktigere enn noen gang, men politikerne må i større grad bli bevisst på arkivarenes betydelige bidrag i daglige forretningsprosesser og ved bevaring av rettighetsdokumentasjon. Arkivarene må tørre å stikke seg frem.

Integrasjoner
Norsk Arkivråd planlegger å etablere tettere bånd med privat sektor, for eksempel gjennom kontakter i NHO og ulike sertifisieringsorganer, uttalte Geir Magnus Walderhaug i forlengelsen av diskusjonen om politisk påvirkning. Hvis arkivrådet lykkes bedre med å engasjere alle typer arkivskapere, kan dette bidra til forsterket kraft i møte med andre særinteresser i Stortingets korridorer. Et arkiv fungerer alltid best når det er godt integrert med omverdenen.

Tjenestevei
Etter at kulturminister Hadia Tajik lanserte arkivmeldingen i november 2012 har flere høringsinstanser fremhevet at meldingen mangler en nødvendig forståelse for arkivdanning utenom departementsstrukturen, samt for bevaringsspørsmål utenom de statlige depotene. Olemic Thommesen innrømmet at arkivmeldingen, og det politiske miljøets fokus for øvrig, er farget av den nåværende tjenesteveien mellom familie- og kulturkomiteen, Kulturdepartementet og Arkivverket. Videre nevnte han at politikerne i stor grad har overlatt arkivfaglige utfordringer i kommuner og fylker til KS, mens den politiske interessen for arkivdanning i privat sektor ser ut til å mangle i sin helhet.

Er dagens organisering fruktbar i en postmoderne, digital verden? Flere høringsinstanser har tatt til orde for at arkivfeltets byråkratiske struktur bør tilpasses en ny virkelighet, der det faglige ansvaret for arkivdanningen ikke lenger skal sortere under Kulturdepartementet. Norsk Arkivråd anbefaler at arkivdanningen skal sortere under Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet, og begrunner blant annet dette med at dette departementet allerede koordinerer prosesser innen modernisering og elektronisk dialog i offentlig sektor. Under frokostmøtet kom det frem at Thommesen allerede har luftet ideen om en ny organisering med fornyingsminster Rigmor Aasrud. Statsråden er imidlertid skeptisk, i følge Thommesen, som mener dette til dels kan forklares med en iboende uvilje i departementene mot å påta seg nye arbeidsoppgaver.

Ny kultur
Det kan være også naturlig å sette Rigmor Aasruds skepsis i sammenheng med at arkivfaget alltid, og særlig etter Riksarkivets opprettelse i 1817, har hatt tette bånd til kulturfeltet. Det kan likevel være klokt å spørre seg om dagens offentlige arkivforvaltere, med Arkivverket og Kulturdepartementet i spissen, er best egnet til å definere og lede utviklingsoppgavene som må løses innen fagfeltet arkiv og dokumentbehandling fremover. Er kartet i samsvar med terrenget?

Myndighetenes satsing på fullelektroniske løsninger de siste årene, herunder det digitale spranget, stiller andre krav enn tidligere til arkivarens tekniske kompetanse. Bruk av tekstmeldinger og sosiale medier i saksbehandlingen har også eskalert. Er dagens byråkratiske premissleverandører på arkivfeltet progressive nok?

Debatten om maktforholdet mellom dagligarkiv og arkivdepot kan trolig spores tilbake til arkivdanningen i det gamle Mesopotamia. Det viktige er imidlertid at aktuelle utfordringer på arkivfeltet som helhet blir møtt med tidsriktige, godt tilpassede løsninger. Er tiden moden for å odle frem en ny kultur?

Hos arkivskaperne er det i dag vanskelig å tenke seg effektiv arkivdrift uten at det foreligger et formalisert, balansert samarbeid mellom arkivet og IT-avdelingen. Hvis arkiv og IT mangler faglige berøringspunkter og gjensidig forståelse, er det nær sagt umulig å optimalisere arkivfunksjonen. Dersom samarbeidet mellom arkiv og IT i noen tilfeller kan bli en utfordring lokalt, er det grunn til å tro at dette også kan være problematisk i større skala. Har arkivmiljøet tilstrekkelige kontaktpunkter mot de sentrale premissleverandørene innen IT, for eksempel Direktoratet for forvaltning og IKT?

Helhet
Behovet for en fremtidsrettet, helhetlig tenkning på arkivområdet skal ikke undervurderes. Dette la også Olemic Thommesen vekt på da han under møtet nevnte svakhetene som kan oppstå når utviklingsperspektivet ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Det gjøres mye godt arbeid innen arkivfaglig forskning og utdanning på høgskolene, men prioriteringene innen faget arkiv og dokumentbehandling kunne med fordel vært diskutert mer helhetlig politisk, sa han. Videre poengterte Thommesen at de faglige utfordringene på arkivområdet fortjener å bli diskutert på et høyere, mer helhetlig plan enn det arkivmeldingen legger opp til. Igjen minnet han om det forestående valget. Arkivdanningsmiljøet må sørge for at partiene på Stortinget ikke får anledning til å løpe fra valgløftene sine i neste stortingsperiode.

Hvis det faktisk er slik at valgresultatet kan gi grobunn for en bredere, politisk diskusjon på arkivfeltet enn i dag vil det for eksempel være naturlig å diskutere endringer i arkivloven. I forbindelse med dette minnet Geir Magnus Walderhaug om at arkivloven er et barn av sin tid, og at det elektroniske aspektet var mindre viktig da loven ble vedtatt i 1992.  Selv om arkivmeldingen også kom inn på behovet for endringer i arkivloven, har Kulturdepartementet fortsatt til gode å sette fart i arbeidet. Dersom det blir nedsatt et lovutvalg, ber Norsk Arkivråd om at fagmiljøet for arkivdanning blir godt representert.  En bredt sammensatt gruppe vil i større grad ivareta evnen til å tenke progressivt og helhetlig.

En klar stemme
I diskusjonen om utfordringene knyttet til helhetstenkning på arkivområdet, gjentok Liv Heidi Siljebråten i Norsk Arkivråd behovet for en revitalisert byråkratisk organisering. Siljebråten mente at uforholdsmessig mye av utviklingsansvaret per i dag må utføres av små, sårbare fagmiljøer hos arkivskaperne i offentlig sektor. Hvis ett offentlig organ hadde hatt et tydeligere ansvar for krav og kvalitetskontroll innen elektronisk arkivdanning, ville dette bidratt til enklere løsninger og en bedre ressurssituasjon lokalt. Et slikt organ må i tillegg være en klar og dynamisk stemme i arkivfagets møte med teknologiske, organisatoriske og juridiske utfordringer, for eksempel dersom det oppstår faglig debatt om journalføring av tekstmeldinger.

Arkivfaglig semantikk
De siste årene har det blitt avdekket gjentatte brudd på journalplikten i offentlig sektor, også i organer man skulle tro hadde en velutviklet kjennskap til regelverket.  Det er fristende å spørre hvorfor journalpliktige tekstmeldinger, e-poster og annet ikke journalføres, hvorfor arkivloven brytes. Er noe av forklaringen at begrepsbruken i lovverket faktisk er til å misforstå?

Flere av tilhørerne på frokostmøtet problematiserte arkivfagets terminologi. Da jernteppet falt hadde statsvitere lenge problemer med å forklare verdens gang med de gamle, forslitte begrepene sine. Det finnes også andre historiske eksempler på fagterminologi som mistet sin kraft mens verden forandret seg. Er begrepsbruken i arkivfaget tilstrekkelig vital og spisset for vår egen tid? Selv om arkivmeldingen ikke drøfter dette direkte, kan begrepene som benyttes effektivt bidra til både klargjøring og mystikk i arkivmiljøets møte med omverdenen. Hvordan ønsker vi å fremstå utad?

Og hvorfor er telefaksmaskinen tilsynelatende så viktig i arkivfaget? Et begrepsapparat som er gjennomsyret av henvisninger til telefaks på bekostning av referanser til sosiale medier er definitivt i utakt med tiden. I en tid der 1980-tallets tekniske mirakel ser ut til å være parkert, er det naturlig at dette også fanges opp i lovverket. Samtidig virker det fornuftig at lovgiver sørger for at nymotens saksbehandling via tekstmeldinger, gule lapper eller Twitter blir tilstrekkelig omtalt og definert gjennom lovtekst.

Innenfor det elektroniske paradigmet kan det også være interessant å diskutere begrepet ”arkiv” i seg selv. For mange inneholder begrepet en umiskjennelig duft av treforedling og tilfluktsrom. Begreper som dokumenthåndtering og informasjonsforvaltning ser i utgangspunktet ut til å passe bedre i vår egen tid, men er disse begrepene presise nok? Det er viktig at fagets sentrale begreper også omfatter det elektroniske. Er dagens begrepsapparat klar for et nytt innhold?

De faglige problemstillingene som ble tatt opp på frokostmøtet 7. juni, og som er diskutert i denne artikkelen, er interessante. Arkivmeldingen har blitt kritisert for å være for rund og uforpliktende. Det kommer derfor til å bli spennende for oss alle å følge med på debatten fremover.

Kontakt: post(a)ekor.no

En PDF-versjon av teksten kan lastes ned her.

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, Lovverk, rutiner og policy
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: