Arkivarens synlighet i IKT-prosjekter

av EKOR AS (1. juli 2013)

Det er dessverre slik at noen dokumenthåndteringssystemer ikke fungerer som de skal. Kjente eksempler fra arkivhverdagen er teknisk svikt, mangelfull kompetanse, urimelige registreringsrutiner, krevende gjenfinning, manglende integrasjoner og, ikke minst, helt unødvendig ressursbruk. Hvis tid er penger, ligger det svært gode penger i etablering av enkle, sikre og bærekraftige løsninger for elektronisk dokumenthåndtering.

Det er samtidig viktig å huske på at man ikke kan oppgradere seg vekk fra mer grunnleggende, organisatoriske utfordringer.

Velfungerende dokumenthåndtering stiller nemlig krav til formalisert, løsningsorientert dialog mellom arkivfaglige, organisatoriske og tekniske ressurser i virksomheten.  Hvis én av partene holdes utenfor viktige beslutninger kan dette få meget uheldige konsekvenser.  Riv pyramidene!


Illustrasjon 1: Ikke slik!

En teknisk ressurs fortalte meg en gang at IKT satt og ventet på en klar bestilling fra arkivarene. Noen dager senere fortalte en arkivfaglig ressurs samme sted meg med et lite smil at arkivarene ventet forgjeves på at IKT skulle komme og ta imot bestillingen deres. Ei heller de organisatoriske ressursene forsto situasjonens alvor.

Ettersom årene gikk ble dokumenthåndteringssystemet i virksomheten mer og mer utdatert. Til slutt var det omtrent bare noen meget samvittighetsfulle arkivarer som hadde krefter nok til å forholde seg til det fine, dyrekjøpte dokumenthåndteringssystemet i arbeidshverdagen.  Det store flertall av brukerne hadde i mellomtiden funnet alternative lagringssteder i mapper både her og der, og brukte ellers tid rundt lunsjbordet til å forbanne seg over det “elendige” dokumenthåndteringssystemet.

I dette tilfellet var det egentlig ikke dokumenthåndteringssystemet i seg selv det var noe galt med. En sentral årsak til problemene var riktignok at metadatastrukturen aldri hadde passet særlig godt til hverdagen, og at dette hadde blitt en stadig større utfordring med årene. Årsaken til at situasjonen forverret seg var for øvrig at det ikke hadde blitt etablert klare ansvarslinjer for elektronisk dokumenthåndtering, eller at de som hadde fått ansvaret ikke hadde forstått oppgaven. En tredje faktor som bør nevnes er at brukerne i liten grad hadde fått tilstrekkelig opplæring, mens et fjerde punkt var at virksomheten nok hadde brukt for lite tid til å analysere hensikten med elektronisk arkivdanning.

Det største problemet var imidlertid underskuddet på effektiv samhandling mellom arkivfaglige, organisatoriske og tekniske ressurser.  De arkivfaglige ressursene hadde av ulike årsaker ikke blitt hørt, og resultatet var en fortvilt situasjon. Dokumenthåndteringssystemet fungerte teknisk, men likevel var det nesten ubrukelig. Hva gjør man da?


Illustrasjon 2: Slik, kanskje?

Husk at ingen er bedre kvalifisert enn arkivaren til å fortelle hvordan et dokumenthåndteringssystem bør se ut i praksis, og ingen vet bedre enn arkivaren hvor galt det kan gå i driftsfasen. Det vil alltid være god ressursbruk å etablere et formalisert samarbeidsorgan der arkivfaglige, organisatoriske og tekniske ressurser i fellesskap tar ansvar for at dokumenthåndteringen holdes oppdatert, skarp og fin. Her trengs det et helhetlig, tverrfaglig løft.

Husk også at det alltid er god ledelsesstrategi å be arkivaren om faglige råd i forkant av tekniske og organisatoriske endringer. Arkivaren er med sin allroundkompetanse en verdifull samtalepartner for å sikre at tekniske løsninger spiller best mulig mot dokumenthåndteringssystemet, og at løsningene for dokumentproduksjon til enhver tid er godt tilpasset organisasjonsstrukturen.

Fra sitt enorme, nyvaskede panoramavindu mot organisasjonen har arkivaren et godt overblikk.

Spør arkivaren!


Kontakt: post(a)ekor.no

En PDF-versjon av teksten kan lastes ned her.

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivarrollen og organisering, Arkivfaglige tema
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: