Å sjekke e-post fra intranett

av EKOR AS (først publisert på informasjonsforvaltning.no 6. februar 2012)

E-posten er i dag den moderne kunnskapsmedarbeiderens beste venn. Med hjelp av e-postverktøyet kan vi utføre mye av det vi er satt til å gjøre på jobben. Å klare seg uten e-post vil være utenkelig for de aller fleste av oss.

I disse dager, hvor flere og flere forsøker å lage avanserte intranettløsninger, er det derfor særdeles viktig å gjøre seg opp noen konkrete tanker om hvordan en skal håndtere e-post. Hvordan skal vi håndtere e-post verktøyenes funksjonalitet i relasjon til nye grensesnitt? Dette er et viktig fokusområde av den enkle årsak at folk generelt ikke glad i å få noe nytt som er dårligere enn det de har fra før. Skal vi lykkes med innføringen av et nytt intranett må vi ta hensyn til bruken av e-post verktøy.

Første bud er å få oversikt over hva e-postverktøyet faktisk benyttes til. Dette er ikke nødvendigvis noen enkel oppgave. Det er et paradoks at vi i de aller fleste bedrifter ikke får opplæring i bruk av e-post og andre Office-verktøy. Dette da til tross for at de ofte er de viktigste produksjonsmidlene vi har. Konsekvensen er svært ulik og ofte lite hensiktsmessig bruk av verktøyene med påfølgende effektivitetstap for bedriftene.

I mangel av god empiri, tips oss gjerne hvis den finnes! Vi har imidlertid forsøkt å sette opp en liste over hva som kan være de vanligste bruksområdene. Hvis listen settes opp etter prioritert rekkefølge med forsøksvis funksjonskategorisering, vil det kanskje se slik ut:

1. sende og motta elektroniske brev

  • Motta og besvare formell forespørsel (saksbehandle)
  • Utveksle informasjon og dokumenter med ulike samarbeidsparter (samhandle)
  • Avtale noe formelt «skriftlig» og lagre dette med dato og navn (arkivere)
  • Spre et budskap til mange gjennom bruk av adresselister (publisere)
  • Sende dokumenter på e-post frem og tilbake i et prosjekt/ en arbeidsgruppe (samhandle)
  • Sende dokumenter for godkjenning til leder/godkjenningsorgan (saksbehandle)

2. kalender

  • Booke møterom (samhandle/publisere)
  • Få bekreftet oppmøte som kalenderbesvarelse (arkivere)
  • Markere fravær /tilstedeværelse/tilgjengelighet (publisere)
  • Egen oppgaveplanlegging

3. arkiv

  • Lage og navngi mapper i innboksen (strukturere)
  • Lagre viktige eposter i mappe på filserver (strukturere)
  • Sende dokumenter på e-post til seg selv (dokumentfangst)
  • Slette uviktig epost med en gang (arkivbegrensning)
  • Lagre e-post i historiske mapper (periodisere)
  • Sortere ut det som er viktigst ved eksport til annet sted for sikring/langtidslagring (deponere/bevare)

Funksjonskategoriene saksbehandling, samhandling, publisering og arkivering er etter min oppfatning nyttige i den forstand at de som oftest er merkelappene som benyttes i moderne intranettprosjekter. Dette tydeliggjør med andre ord hvilken eksisterende arbeidspraksis som må endres hvis det nye intranettet skal ha håp om å oppnå status som primært grensesnitt og “informasjonsportal” i virksomheten.

Tradisjonelle intranettløsninger har først og fremst hatt som fokus å samle informasjon og å spre denne på en effektiv måte gjennom en felles kanal (publisere). Samhandling, saksbehandling og arkivering har blitt overlatt til andre løsninger og applikasjoner. I moderne intranett er dette ikke lenger tilfelle. Integrering av samhandling, dokumenthåndtering og arkiv er hovedformålene i de aller fleste intranettprosjekter i dag.  I de mest ambisiøse prosjektene ser en på å integrere forhåndsdefinerte saksbehandlingsprosesser i samme løsningsplattform. Målet her er automatisk arkivdanning.

Konseptuelt er sammensmeltningen av funksjonene både naturlig og nødvendig. Det er langt på overtid at informasjonen settes i sentrum og ikke de applikasjonene som historisk har blitt anskaffet. Vanlige Office-verktøy har manglende dokumenthåndteringsstøtte, samhandling blir bedre med nettbaserte prosjektrom, og arkivdanning kan skje i et helt annet omfang og med helt andre resultater når saksprosesser og samhandlingsrom er direkte koblet mot et robust elektronisk arkiv.

E-post verktøyenes sekundærfunksjonalitet, kalender og arkiv, kan effektivt erstattes i et moderne intranett. Mulige fallgruver i dette kan være å undervurdere vanens makt i forhold til dumme mapper for lagring og gjenfinning i stedet for metadata og søk. I tillegg bør man ta høyde for ressursene som kreves for å lage gode taksonomier og klassifikasjonssystemer. Man må også sørge for å etablere et gjennomtenkt tilgangsregime mellom ansattes kalendere.

Heller ikke e-postapplikasjonens primærfunksjon, å sende og motta e-post, burde være utfordrerne å erstatte med et intranett. E-post protokollenene er åpne og tilgjengelige, og det å inkludere en epostserver i intranettløsningen burde være en overkommelig jobb. Dette forutsetter dog at man også erstatter og supplerer de andre bruksområdene til e-postverktøy med funksjonalitet i intranettet. Når alt dette er etablert, vil få brukere ha problemer med at selve mailboksen også blir plassert på intranettet.

Hvis vi beholder epostklienten som grensesnitt for å sende og motta elektronisk post, kan det bli en utfordring å endre gamle arbeidsmetoder. Veien til fortsatt bruk av e-postverktøyet til saksbehandling, samhandling og arkivering er forsvinnende kort så lenge de velkjente grensesnittene fortsatt er tilgjengelige.

Resultatet kan fort bli at ditt dyre, flotte og nye intranettprosjekt ikke blir den suksessen du hadde forventet. Ta i det minste opplæringsutfordringene på blodig alvor. Bare da vil du ha et håp om å lykkes der andre virksomheter feiler hver eneste dag.

Kontakt: ao(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, Teknisk funksjonalitet
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: