Metadata, mapper og merkelapper

av EKOR AS (først publisert på informasjonsforvaltning.no 20. januar 2012)

Hvordan organiserer vi papirene våre? Jo, vi legger dem på et sted vi er godt kjent, eller i det minste et sted hvor vi enkelt kan finne dem igjen med riktig bruk av lommelykten. Papirdokumenter egner seg godt til å oppbevares i mapper og permer i skuffer og skap. Dette vet vi.

Mange års erfaring med datamaskiner har lært oss at det er helt greit å organisere dokumenter i mapper eller permer, også når dokumentene er elektroniske. Det kan for eksempel fungere helt fint å opprette en mappe med bildene fra ferien i fjor, eller når man har planer om å samle novellene sine. Mapper fungerer helt fint der hjemme. Det kan hende det tar mye tid å finne frem, men det går som regel greit til slutt. Det skurer og går.

Informasjonsinnholdet på internett er lagt opp helt annerledes. Trefflisten du får i en søkemotor bryr seg nemlig ikke om mappestrukturer. Søkemotorene hjelper oss å få gode treff ut fra søkeordene vi legger inn, og trefflistene vi får er basert på informasjon fra mange hold. Trefflistene virker sylskarpe. Enkelt og greit, nesten magisk.

Hvorfor er ikke gjenfinningsmulighetene like gode for dokumentene man produserer og lagrer på jobben hver eneste dag?

Et av problemene med mappestrukturen på jobben er at din kollega Larsen gjerne ønsker å legge et tverrfaglig dokument i flere mapper. Lagring i ulike mapper gjør at gjenfinningen umiddelbart vil bli et problem. For hvor var det egentlig Larsen la dokumentet, og hvilken av disse filene som ble lagt ut er versjonen med de oppdaterte tallene vi fikk fra regnskap? Det holder ikke å tro, vi må vite. Vet vi om dette brevet faktisk ble sendt? Hvem slettet originalen min, og hvem har egentlig ansvar for å holde orden på alle disse mappene? Nei, dette går ikke!

En god, gammeldags mappestruktur på jobben hører fortiden til. De dumme, elektroniske mappene må ut.

De kan imidlertid erstattes med moderne, smarte mapper. Ved å ta i bruk smarte mapper kan vi legge til merkelapper som blir en del av dokumentene. Disse merkelappene, såkalte metadata, kan enkelt gjøres søkbare. De fleste av merkelappene legges også til automatisk. Lagring tar omtrent like lang tid som før.

Når du skal lete frem et dokument fra en smart mappe, trenger du omtrent ikke å huske noen ting. Det kan faktisk holde å huske at det gjelder et Excel-ark som sist ble oppdatert i 2011. Hvis du i tillegg husker hvem som var forfatter eller noen formuleringer fra teksten, vil du enkelt klare å sirkle inn riktig dokument. Hvis bedriften ønsker å ta dette et steg videre, kan mange av disse søkeprosessene også automatiseres. Med litt innsats kan det gjøres like enkelt å søke frem elektroniske jobbdokumenter som det er å få gode treff på internett.

Ut med de gode, gamle mappene!

Kontakt: tb(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, Teknisk funksjonalitet
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: