Hva betyr en NOARK 5-godkjenning?

av EKOR AS (først publisert på informasjonsforvaltning.no 14. oktober 2011)

På Riksarkivet hjemmesider kunne man 14. oktober 2011 lese følgende:

Den som søker om godkjenning (leverandøren eller det organet som har utviklet løsningen), har fylt ut egenerklæringsskjemaet og dermed bekreftet at løsningen tilfredsstiller relevante krav i NOARK 5-standarden. Riksarkivet gjennomfører ikke test på at alle kravene som er oppgitt som tilfredsstilt, faktisk er tilfredsstilt. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre. For løsninger som ikke oppfyller alle obligatoriske krav, oppgis det også hvilke vurderinger som ligger til grunn for at løsningen likevel er gitt midlertidig godkjenning.

Løsningens brukervennlighet, brukergrensesnitt eller evne til å oppfylle særskilte krav som organet har stilt i sin egen kravspesifikasjon, er ikke vurdert. Og det er heller ikke en del av kriteriene i godkjenningsprosedyren. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.

Riksarkivet har gjennomført test på at det faktisk er mulig å produsere dokumenter, konvertere dokumentene til godkjent arkivformat og foreta de beskrevne deponerings- og avleveringsutrekk fra løsningen. Deponerings- og avleveringsuttrekkene er også testet og godkjent av Riksarkivet. Som en ser tar Riksarkivet et høyst begrenset ansvar for hva du faktisk får levert som kunde. selv om NOARK-standarden inkluderer 931 krav med stort og smått, testes bare den brøkdelen som om handler avlevering. Resten er basert på en tillitsfundamentert egenerklæring. Ingen annen enn deg selv kan verifisere eller avkrefte om pålagt funksjonalitet faktisk eksisterer i løsningen.

Det eneste som garanteres er at avleveringsutrekket fungerer. Kort fortalt innebærer en NOARK 5- godkjenning at løsningen kan produsere et avleveringsutrekk som slik Riksarkivet vil ha det. Merk deg: At løsningen kan produsere et avleveringsutrekk.

Om uttrekket inneholder all informasjonen du trenger når du en gang må avlevere vites ikke. Det kommer an på hvordan dubruker løsningen.  Her må en også ha i bakhodet at det er versjonen av programvaren som det er testet på som formelt er godkjent. Strengt tatt må du selv sørge for at denne funksjonaliteten blir testet hver gang du oppgraderer din løsning.

Riksarkivet forbeholder altså seg retten til å kreve at alt er korrekt når du skal avlevere uavhengig av hva du og/eller systemleverandøren måtte finne på med løsningen i årene frem mot avlevering.

Riksarkivet har for NOARK 5-standarden innført midlertidig og endelig godkjenning.

På Riksarkivets nettsider kan man også lese følgende:

Endelig godkjenning skal være gjennomført i løpet av løsningens første produksjonsår, men likevel slik at løsningen ha vært operativt i minst seks måneder før uttrekk for endelig godkjenning produseres. Uttrekket produseres av leverandør eller organet selv mens Riksarkivets personale er til stede.

Endelig godkjenning kan da gis tidligst etter seks måneder i drift og senest etter et år. Ansvaret for godkjenningen hviler nok en gang på deg som kunde.

Per oktober 2011 har fortsatt ingen NOARK 5-godkjente systemer endelig godkjenning, og Riksarkivet har så langt signalisert at de ikke vil ta noen initiativ for at det skal skje. De henviser her til at leverandørene selv må be om godkjenning.  I praksis er det altså du som kunde som bærer risikoen her også.

Endelig godkjenning er særlig relevant nå som standarden åpner for å utvikle eller anskaffe NOARK- kjerner. Fordi en standard NOARK-kjerne per definisjon er ment å integreres mot andre løsninger, er det viktig å være oppmerksom på hvasom skal tas vare på når man setter opp en slik integrasjon.

Et av de absolutte paradoksene med NOARK er at selv om avleveringsutrekket er det eneste som testes, forbeholder Riksarkivet seg retten til å underkjenne et avleveringsutrekk hvis ikke all bevaringsverdig informasjon følger med. I praksis må du som kunde altså selv følge godt med i timen når nye integrasjoner settes opp. Her kan du dessverre ikke stole på at den godkjenningen har noen verdi. Det har den nemlig ikke.

Oppsummert hviler alt ansvar på deg som kunde dersom du kjøper en forhåndsgodkjent NOARK-løsning. Så hvorfor skal du da i det hele tatt bry deg? Vel, for arkivskapere i offentlig sektor må det foreligge en NOARK-godkjenning før systemet kan tas i bruk.

Det som NOARK 5 åpner for, er en større fleksibilitet til å lage egne løsninger. Hvis du som kunde selv er, eller kjenner som er, flink nok til å tilpasse NOARK-systemet, har du med NOARK 5 langt større muligheter til å utvikle gode løsninger.

Det bør vi tross alt være glad for!

Kontakt: ao(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, NOARK
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: