Sak- og arkivsystemenes død

av EKOR AS (først publisert på informasjonsforvaltning.no 8. september 2011)

Riksarkivet publiserte 22. august 2011 godkjenningen av en ny arkivkjerne. Dette var en stor nyhet, i alle fall for oss få som befatter oss med slikt. Stor i den forstand at en av de ledende fagsystemleverandørene til kommunal sektor nå tilbyr et elektronisk alternativ til papir for langtidsbevaring. Stor fordi den utnytter i fult monn intensjonen og fleksibiliteten i NOARK 5-standarden. Stor fordi den rokker grunnleggende med vår oppfatning av hva et elektronisk arkivsystem er eller skal være.

Et arkiv har som hensikt å bevare dokumentasjon (arkivdokumenter) for ettertiden i en form som gjør at de kan fungere som støtte for forretningsprosesser og kunne brukes som bevis.

Dette betyr at:
-autentiske og pålitelige arkivdokumenter som dokumenterer virksomhetens aktiviteter blir skapt.
-integriteten og anvendeligheten til arkivdokumentene som skal bevares blir vedlikeholdt.

Å ivareta dette i en verden hvor dokumenter er blitt elektronisk er hele intensjonen og rasjonale bak at vi har en NOARK-standard.

Med NOARK 4 og elektronisk arkivering ble arkivet plutselig en del av alles hverdag. Plutselig måtte man som saksbehandler forholde seg til et saksbehandlingssystem som var bygget av og for arkivarer. Systemet for sak/arkiv var født.

Imidlertid finnes det saksbehandlere som aldri har forholdt seg til sak/arkiv. Mange av disse er Vismakunder. Visma og de andre fagsystemleverandørene har laget fagsystemer som har som mål å tilby god tilpasset saksbehandlingsstøtte, punktum. Selv om mye av dokumentasjonen i disse systemene hele tiden åpenbart har vært både journalpliktig og arkivverdig har en ikke evnet, verken på kundesiden hos leverandøren å ta tak i dette. Det har tross alt ikke vært mulig å lage godkjente elektronisk arkivsystemer for disse dokumentene.  Dette var situasjonen før vi fikk NOARK 5.

Som først standardsystemleverandør har Visma har lest NOARK 5 -standarden, utnyttet mulighetene, og har gjennom sin tilnærming etablert følgende premisser:

  • Grensesnittene, funksjonaliteten i fagsystemet skal kun utformes med primær brukergruppe for øye. Det at dokumentene skal arkiveres elektronisk påvirker ikke hvordan en skal saksbehandle.
  • Arkivdanningen skjer som en automatisert, teknisk øvelse gjennom saksbehandlings­prosesser i fagsystemet.
  • Dagligarkivet er ikke et arkiv, men fagsystemets dokumentlager.
  • Arkivet har blitt en ren depottjeneste.

Ikke på noe tidspunkt i arkivdanningen er arkivet involvert i saksprosessene. Journalføring (i den grad det skjer), arkivdanning og saksbehandling skjer i fagavdelingene og under ledelse av den fagansvarlige der. Arkivet er blitt en ren forvalter av historiske arkiver, samt en overordnet premissgiver for arkivdanningen. Borte er de daglige oppgavene som postmottak, journalføring, fordeling og restanseoppfølging.

Kanskje arkivet nå får tid til å ta ansvar for all arkivdanning i virksomheten? Kanskje kan også de andre saksbehandlerne få egne, tilpassede fagsystemer tilpasset sine prosesser og sin virksomhet uten at de må forholde seg til arkivsystemet?

Riksarkivet har sagt det er greit for dem, og da bør vi andre takke, bukke og gripe muligheten begjærlig.

Eller…?

Kontakt: ao(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, NOARK
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: