ISO-15489, arkivering i et nøtteskall

av EKOR AS (først publisert på informasjonsforvaltning.no 30.august 2011)

Vi har alle et mer eller mindre bevist forhold til arkivering. Hele tiden produserer vi ulike former for dokumentasjon som vi velger å ta vare på. Dette gjør vi enten for å gjenbruke informasjonen senere, eller for å vise til hva vi faktisk har gjort hvis noen spør. Fordi vi gjerne vil finne den igjen lagrer vi denne på steder og måter som gjør at den er gjenfinnbar for oss selv, men ofte svært vanskelig tilgjengelig for andre.

Denne måten å drive arkivering på er svært vanlig, men for en virksomhet skaper det å overlate til den enkelte medarbeiders forgodtbefinnende å ta vare på egen dokumentasjon store utfordringer. Det som skapes og kommuniseres av den enkelte på jobben har konsekvenser for hva organisasjonen gjør, og er dermed viktig å kunne håndtere uavhengig av personen som lar laget og oppbevart det. Arkivering er ikke en privatsak.

Problemstillinger rundt arkivering er på ingen måte unikt for Norge og norske virksomheter og det har derfor pågått internasjonale arbeider i mange år for å definere hva arkivering egentlig dreier seg om. Konsensus og det som kan sies å være summen av beste praksis er oppsummert i ISO-15489 (del 1 og 2).

ISO-15489 (del 1) opererer på overordnet nivå og viser organisasjoner en strukturert tilnærming til helhetlig håndtering av viktig dokumentasjon.  Den forklarer hvorfor arkivering er viktig fra et virksomhetssynspunkt, og hvilke kjernekrav en må stille til dokumentasjonen og rutinene rundt for at den skal kunne sies å være arkivert.  Det vil si at den kan tjene som bevis på handlinger og legge grunnlag for fremtidige beslutninger, jf. kapittel 4.

Dokumentet er velskrevet, oversiktlig og bør definitivt leses av langt flere. Ta en kikk på det og se det opp mot hva du gjør i din egen organisasjon. Da vil du ha et mye bedre utgangspunkt for å legge et løp for fremtiden som sikrer arkiver som faktisk tjener din virksomhets behov. Ønsker du en utfyllende beskrivelse rammeverket for hvordan du skal gå frem anbefales det å gå til anskaffelse av standardens del 2.

Lykke til.

Kontakt: ao(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, Teknisk funksjonalitet
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: