NOARK 5 som felleskomponent

av EKOR AS (først publisert på informasjonsforvaltning.no 5. oktober 2010)

Felleskomponenter er en sentral del av å realisere en døgnåpen og brukerorientert offentlig sektor der borgere og næringsliv skal kunne benytteelektroniske tjenester.

Sitatet over er hentet fra prosjektveiviseren fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). I følge nettsidene er Difi etablert for å “bidra til å utvikle og fornye offentleg sektor, styrke samordning og tilby fellesløysingar.” Til nå er det etablert to felleskomponenter: AltInn og eID. En felleskomponent for elektronisk arkivering bør være den neste.

Fylkesmannen i Sogn og Fjordane tok i 2008 initiativet til å utrede om det var mulig å etablere en arkivkomponent basert på NOARK 5 som fri programvare. Utredningenble gjennomført med støtte fra Fornyings- og administrasjonsdepartement og egeninnsats fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane og EKOR AS. Konklusjonen er at det er fullt mulig, men at det er viktig at det forankres i forvaltningen. Andre suksessfaktorer er valg av forretningsmodell og lisensmodell.

Som det er pekt på i flere andre innlegg på denne bloggen er situasjonen i det offentlige Norge todelt når det gjelder elektronisk arkivering av dokumenter: På den ene siden fanges det meste av den inngående og utgående korrespondansen opp og arkiveres i NOARK 4-systemer. Det står desto dårligere til med det som ikke passer inn i NOARK 4.

Spesialisert saksbehandling som støttes av fagtilpassede systemer lagres ofte på delte filområder eller i løsninger som verken tilfredsstiller norske eller internasjonale krav til elektronisk arkivdanning. I flere virksomheter er det nok også avstand mellom liv og lære når det gjelder arkivering knyttet til prosesser som ikke starter med mottak av et brev. Det ser vi mellom annet i Riksrevisjonens hyppige merknader til manglende arkivering i anskaffelessaker.

Det samme gjelder informasjon som produseres i forbindelse med prosjekter, der det i tillegg til filområder tas i bruk samhandlingsløsninger som f.eks. Sharepoint. I andre tilfeller plasseres dokumentasjonen på et webhotell langt utenfor arkivarenes kontroll. NOARK4-systemene passer rett og slett ikke for slik informasjon – som kjennetegnes av tilgang på tvers, deling med deltakere utenfor egen organisasjon og behov for å organisere informasjon etter andre prinsipper enn sak- og journalnummer.

Det aller meste av informasjon produseres og lagres i dag digitalt. Det haster derfor å få på plass gode elektroniske arkivløsninger som fanger opp mye mer enn det som er tilfellet i dag. NOARK 5-standarden beskriver kravene til en slik løsning, og dersom en arkivkjerne gjøres tilgjengelig som en offentlig felleskomponent så vil samfunnet spare mye penger, samtidig som det ikke lenger ville finnes noen gode unnskyldninger for ikke å sikre at dokumentene bevares både for nåtid og ettertid.

Kontakt: ao(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, NOARK
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: