Den harde kjernen i NOARK 5

av EKOR AS (publisert på informasjonsforvaltning.no 4. oktober 2010)

Tenk deg et lite eksperiment. Ta et ark papir og en blyant (eller en tavle, eller en PC eller en iPhone) og gjør følgende øvelse: Du skal beskrive en generell løsning for å lagre og sortere dokumenter slik at du finner dem igjen. Hvordan vil du merke dokumentene, og hvordan vil du gruppere dem?

Én mulig løsning ser slik ut:

– Dokumentene merkes med Tittel, Forfatter og OpprettetDato
– Dokumentene legges i mapper merket med Emne og Ansvarlig.

Dersom vi sjekker forslaget mot NOARK 5-standarden og kravene til metadata for en basismapper, finner vi at det er obligatorisk å merke en mappe med systemIDmappeID, mappetype, tittel, opprettetDato,opprettetAv, referanseForelder, referanseBarn og referanseArkivdel. Totalt er dette åtte felt. Ser vi nærmere etter finner vi at de fleste feltene enten blir satt automatisk, eller blir fanget opp av handlingene som utføres. Handlingene kan for eksempel være å legge til dokumenter i en mappe. MappeID tilsvarer saksnummer, og i tillegg må vi oppgi dokumenttittelen.

Det samme gjelder kravene til merking av dokumentene: systemID, opprettetDato, opprettetAv, referanse og dokumentobjekt. Ingen av disse feltene krever manuelle operasjoner fra brukerens side.

Nå slår imidlertid forfatterne av NOARK 5-standarden til med punktet om registrering. Dette betyr at man kan ikke legge dokumentene rett i mappa, men at man må opprette en registrering først. Jo, dette kan virke litt tungt.

Men ikke fortvil. Hvis vi ser nærmere etter finner vi at registreringen inneholder en rekke automatiske felt, pluss dokumenttittel og forfatter. Hvis vi ser på registrering og dokument under ett, så finner vi akkurat de samme metadatafeltene som i løsningen vi foreslo over. Dette er kjent materie.

NOARK 5-standarden beskriver et minste felles multiplum for et dokumentlager.

Som vi vet beskriver NOARK 5-standarden også kravene til elektronisk arkivdanning, og hvordan arkivdokumentene kan overføres til depot. Alt dette tilsier at NOARK 5-standarden bør få en utbredelse langt ut over offentlige organer som er lovpålagt å følge NOARK. Også arkivskapere i det private kan gjerne innføre NOARK 5-baserte sak- og arkivsystemer, eller de kan la seg inspirere av NOARK 5-standarden når kravspesifikasjon til et ECM-system skal utarbeides.

Kontakt: ao(a)ekor.no

Reklamer

Daglig leder i EKOR - www.ekor.no

Publisert i Arkivfaglige tema, NOARK
Kontaktinformasjon

EKOR AS, org.nr. 915003095
Post: Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo
Besøk: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo
Telefon: +47 901 14 042

%d bloggere like this: